Gebietsplanungs-Studie 2023
Struktur des Außendienstes | Vorgehen und Planungsparameter | Organisation
Der Außendienst ist die kostenintensivste Form des Vertriebs. Es ist daher für Unternehmen wichtig, Ressourcen gezielt einzusetzen und Streuverluste zu vermeiden. Zugleich ist er nicht nur ein Kostenfaktor, sondern der wichtigste Umsatzmotor der Unternehmen. Unsere in regelmäßigen Zeitabständen durchgeführten Studien verfolgen das Ziel, Trends und Entwicklungen für die Gebietsstrukturierung und -steuerung zu identifizieren.
Betrachtet man die vergangenen Studien sowie die Erfahrungen unserer Gebietsplanungs-Experten, wird deutlich, dass viele Unternehmen ihre parallelen Vertriebslinien getreu der Strategie „One face to the client“ reduzieren. Dies hat zur Folge, dass der Außendienst ein breiteres Produkt- und Service-Portfolio besitzt und somit auch mehr Zeit beim einzelnen Kunden benötigt. Um effektivere Besuche bei diesem zu gewährleisten, müssen Gebiete verkleinert werden. Dies führt automatisch auch zu kürzeren Reisewegen. Somit gibt es zwar weniger Vertriebslinien, aber meistens mehr Gebiete.
In diesem Kontext beobachten wir allerdings auch, dass die Unternehmen übergreifende Hierarchie-Ebenen erweitern oder sogar neu implementieren. Dies gilt sowohl für Regionalverantwortliche als auch für Supportlinien, wie bspw. Inside Sales Teams.
Laut unserer Studie sind trotz der hohen Kosten in fast der Hälfte aller befragten Unternehmen mehr als 50 Mitarbeiter im Außendienst tätig. Dieses Ergebnis zeigt, welchen Stellenwert der Außendienst im Unternehmen hat und unserer Meinung nach auch zukünftig haben wird.
100.000 € pro Mitarbeiter im Jahrx 50 Mitarbeiter = Investitionskosten von 5 Mio. €= 150 bis 200 € pro Besuch (Annahme: durchschnittlich 3 Besuche/Tag)
Werte können je nach Branche stark variieren.
sinken
mehr oder weniger gleich bleiben
steigen
Obwohl noch etwa 50 Prozent der Unternehmen nach akutem Handlungsbedarf planen, zeigt die Entwicklung im Vergleich zu unseren vergangenen Studien, dass dies in Relation zu jenen, die jährlich oder sogar öfter planen, rückläufig ist.
Betrachtet man jedoch die Gründe der Gebietsanpassungen bzw. Neuplanungen, so wird deutlich, dass nicht nur der Wunsch nach einer effektiven Marktbearbeitung – somit eine proaktive Planung – sondern oft die Personalsituation oder Umstrukturierungen im Unternehmen die Hauptgründe einer Optimierung sind.
Das heißt, wir sind immer häufiger gezwungen, Gebietsanpassungen vorzunehmen, als Reaktion auf sich ändernde Personal- und Unternehmensthemen, obwohl sich eine proaktive Planung natürlich deutlich erfolgreicher auswirken würde.
Wenn ich im Schnitt pro Monat einen Kunden mehr besuchen könnte, bedeutet das:
12 Kunden im Jahr x 50 Außendienst-Mitarbeiter x 1.000€ durchschnittlicher Umsatz= 600.000€ mehr Umsatz im Jahr
Im Zusammenhang mit dem Fachkräftemangel stellt das jedoch Vertriebsleiter mehr und mehr vor Herausforderungen. Welche davon sind aber aktuell in den Unternehmen die größten?
Für viele ist die größte Hürde immer noch die Festlegung der zu berücksichtigenden Parameter für eine Planung gefolgt von der Frage, wie ich meine Gebiete valide bewerten kann und wie eine Gebietsoptimierung umzusetzen ist.
Bei der Wichtigkeit der Planungskriterien werden neben Umsatzzahlen die Potenzialdaten als häufigste Parameter zu Rate gezogen. Dies deckt sich mit den Angaben aus den vorherigen Studien. Allerdings nutzen zunehmend mehr Unternehmen externe Informationen, wie beispielsweise Marktdaten oder potenzielle Adressen, während der Anteil der Unternehmen, die eigene Potenzialschätzungen durch den Außendienst nutzen, stark zurückgegangen ist. Das hängt aber auch mit einem gewachsenen und breiteren Markt- bzw. Potenzialdatenangebot zusammen.
Das Thema Akquise hat sich in vielen Branchen verändert: Die Gewinnung potenzieller Kunden überall um jeden Preis wurde abgelöst von potenzialorientierter Akquise, um die Ressourcen gezielt einzusetzen.
Die Bedeutung von Umsatzzahlen bleibt bei den Gebietsanpassungen unverändert ein wichtiger Parameter, während die Berücksichtigung von Mitarbeiterwohnorten deutlich an Bedeutung zunimmt.
Das deckt sich mit unseren Erfahrungen, denn Unternehmen müssen zwangsläufig die Wohnorte der Mitarbeiter berücksichtigen. Gute Erreichbarkeiten und kurze Wege zu den Kunden sind unumgänglich, um effektiv zu arbeiten – und darüber hinaus unerlässlich für die Mitarbeiter-Motivation.
Die Verschiebung der Prioritäten bei den Planungskriterien hat zur Folge, dass Unternehmen ihre Kundensegmentierung häufiger überprüfen und mehr Kriterien miteinander kombinieren. Hierbei wird stets die Kapazitätsauslastung der Mitarbeiter im Auge behalten.
Etwa die Hälfte der Befragten benötigt für die Umstrukturierung der Vertriebsstruktur von der ersten Idee bis zur Implementierung einige Wochen. Das deckt sich mit den Erfahrungen unserer Gebietsplanungs-Coaches. Hier empfehlen wir, drei bis vier Monate vor geplanter Umsetzung mit der Gebietsoptimierung zu starten.
Sind die Gebietsstrukturen angepasst und ist eine optimale Außendienstplanung erreicht, gilt es, einen guten Informationsfluss zu gewährleisten. Dazu zählt auch, dass Gebietsveränderungen transparent erläutert werden und Mitarbeiter gute „Starthilfen“ in ihrem neuen Gebiet erhalten.
Während noch ein Großteil der Unternehmen mit einfachen Zuordnungslisten und Gebietskarten kommuniziert, arbeitet bereits jeder sechste Befragte mit interaktiven Karten bzw. Dashboards und jeder vierte Befragte stellt seinem Außendienst gezielt Karten zur Verfügung, um sich potenzialorientiert im Gebiet zu bewegen.
In der Praxis gehen sogar viele Unternehmen dazu über, dem Außendienst Empfehlungen auszusprechen, welche Regionen aufgrund von geringem Potenzial ausgespart werden können.
Die transparente Kommunikation der Strukturveränderung an den Mitarbeiter gibt dem Unternehmen die Chance, diese langfristig zu halten. Denn durch eine faire, ausbalancierte und transparente Gebietsplanung erhält der Außendienstmitarbeiter die Möglichkeit, seine neue Rolle mit einem „modernen Jobprofil“ zu vereinbaren.
Im Bezug auf die Internationalität der Planung stellen wir fest, dass die Länder wieder eigenständiger planen. Nur noch jedes dritte Unternehmen plant zentral für alle Länder.
Die Praxis zeigt jedoch oft, dass zwar die Länder in der Verantwortung sind, jedoch zentrale Support-Funktionen die Gebietsplanungs-Expertise oder das Wissen über die entsprechenden Tools haben.
Spätestens im letzten Quartal wird es höchste Zeit, sich mit Ihrer Ist-Situation auseinanderzusetzen und Ihre Außendienstgebiete genauer unter die Lupe zu nehmen. Was sind die Stärken und Schwächen in Ihrer Vertriebsstruktur, wo ist noch ungenutztes Potenzial und wie können Sie dieses optimal abschöpfen?
Unsere Checkliste zeigt Ihnen, was in jeder einzelnen Phase einer Gebietsplanung zu erledigen ist.
Branchenübergreifend
110 Teilnehmer
Befragungszeitraum: April bis Juli 2023
